【在職場,寫了Email卻得不到回信?有時候,對方其實在等你給他 #回信的理由】
對於經常要撰寫英文書信的職場人來說,無論是開發或者聯絡,你是否準確的表達,常常決定了對方是否要回覆,也決定了客戶是否認同你。
之前曾有一位負責幫公司申請國外專案資格認證的經理提問,他說一週前,他寫信給認證單位釐清某份文件是否也需要填寫,但對方遲遲沒有回覆,眼看申請認證的截止日期再過三天就要到了,到時認證要是沒拿到,公司就不能賣相關產品,造成公司財務損失...
像經理這樣有求於人,卻又等不到回覆的情境,你我都不陌生。為什麼對方不趕快回信呢?明明這些要求都很簡單啊,明明我們只是要知道一個數據、拿到一份報告、確認一個流程而已,手指頭在鍵盤敲個幾下,就可以回信了不是嗎?為什麼都過了一週,卻還沒有消息呢?
其實,我們在職場時常會收到一些「#無理要求」的email。這裡的無理並非無理取鬧,而是「#沒有理由(no reason)」,意思就是:有人會寫信請他提供數據、報告或幫忙處理一些事,但卻都沒解釋「為什麼」,看得他滿頭問號,覺得「我有義務做這些事嗎?」應該沒有很急吧?有時甚至遇到要求涉及機密,更讓他不知所措,乾脆統統不回,收件匣裡一堆信不知如何整理。
這邊舉一個容易被已讀不回的句子:
Could you please send me the latest figure by Jan 11?(可以請你在1月11之前寄給我報告嗎?)
文法正確,但字面上因為少了「為什麼」的解釋,無法令人感受到回信的「急迫性」!
這時只要善用 so that(如此一來),在句子後面補上應該要快點回覆的「理由」,例如,對方只要回信就能:解決什麼問題、達到什麼目的、完成什麼人的要求、趕上什麼時間點等,對收件者「明示」若不早點回信,可能會造成的影響是什麼。
比方說:Could you please send back the latest figure by Jan 11 so that we can finish the test by its deadline?(請在1月11日之前寄回報告,如此一來我們才能在截止日期前完成測試。)
看完 so that 之後的原因後,收件者就會「很清楚」知道若沒有即時回信是會有「代價」的,自然就會加速回信囉!
所以,想要加速對方回信,其實很簡單!就是:給對方一個理由,告訴他「為什麼」這些數據、報告、事情「應該」要馬上處理。
在英文聽說讀寫中,「寫Email」是唯一有機會「速成」的技巧!因為不用面對面即時回應,我們有充足的時間,可以利用平常蒐集的句型、結構、谷歌大神,還有其他各類工具來幫助我們。
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difficult 困難的、費力的 (a.)
E.g. That was the most difficult period of her life.
那是她一生中最困難的時期。
arduous / difficult / onerous / strenuous / uphill 費力的、艱辛的 (a.)
E.g. It takes many years of strenuous training to be an outstanding athlete.
要成為一名傑出運動員需要多年艱苦的訓練。
hardship / predicament / obstruction / difficulty / obstacle 困難、障礙 (n.)
E.g. The abandoned car was causing an obstruction.
這輛被遺棄的車堵住了道路。
beat / depleted / exhausted / fatigued / tired / weary 耗盡的、疲憊不堪的
E.g. It is quite hard to work with a physically and mentally depleted staff team.
跟一群體力和心智耗盡的工作團隊真的很難。
pessimistic / gloomy / depressed / despondent / discouraged 喪氣的、陰鬱的
E.g. Daniel was so despondent about his failure.
Daniel 對他的失敗感到非常沮喪。
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疫情持續,但學習不能中斷。
今天與同學分享Presentality最新的寫作技巧分析。
英文寫作絕對不只是將單字句型套用在模板上就好了。
用專業的寫作方法讓你的寫作有意義!
★★★★★★★★★★★★
最近疫情再次高升,駐台灣的Bloomberg 記者寫了一篇文章:
Complacency Let Covid Erode Taiwan’s Only Line of Defense
自滿讓 COVID 侵蝕了台灣唯一的防線
文章:https://bloom.bg/3ywfKA9
我們來看看Bloomberg寫的一篇好文章:
★★★★★★★★★★★★
📌 結構:當調查故事寫
這篇文章讀起來一點都不無聊,不只是因為它攸關我們的社會,也是因為他在結構上,就像一個偵探調查的故事:
1. Opening line: 戲劇性開場,不要無聊
2. Background: 然後再給簡短背景
3. Key moment: 影響後續發展最關鍵的事件
4. Outcome: 這個決定的後果
5. What to do: 國際專家建議應該怎麼做
6. But.....: 可惜,可能做不到
7. Details: 後面的部分,再進入細節
★★★★★★★★★★★★
📌 最好的開頭 = 簡短有力、抓住注意力、又可以做結論
我們先來看開頭三段:
All the virus had to do was get through the border.
Until this week, Taiwan’s Covid-19 containment appeared to be so effective that virtually no other defenses were put in place: few tests, no local surveillance to pick up undetected infection and close to zero vaccination.
Lauded as one of most successful places in the world at containment, a high level of complacency about the risks had set in among both the public and authorities. Covid-19 seemed to be something happening only in the outside world.
如果是我們認識大部分的人來寫,通常會從第二段開始。為什麼?因為總是要解釋背景嘛!而且任何人在研究這個議題,都會從背景開始教育自己,所以就不自覺的從背景寫起。
但他們不這麼做,反而以一個吸引人的方式開頭:
All the virus had to do was get through the border.
這個開頭有幾個優點:
•簡短一行,讓人不會看到一大坨字就不想要繼續看
•有故事性:好像病毒是一個入侵的敵人
•又是結論:怎麼會發生?一旦病毒溜進來了,就會發生
這種是非常理想的開頭:因為就算我沒有時間看剩下的,也會理解到文章的重點:邊境守的很嚴,但是裡面很鬆散。
第一句,下的太好了。
★★★★★★★★★★★★
📌 給一點背景後,馬上提到關鍵一個決定
記者們解釋背景的篇幅,就只有三段。他們很快就鎖定關鍵的一個 (錯誤) 決定:
The virus’s opening was an ill-fated decision on April 15 to shorten quarantine for airline crew to just three days, as carriers struggled to operate their cargo lines with staff undergoing 14-day isolation periods. Infected pilots introduced a more transmissible U.K. variant, whose spread was then accelerated through a network of “hostess bars” -- places both staff and patrons were reluctant to be associated with, making contact tracing more difficult.
如果他們再花 1-2 段解釋背景,文章就會變得有點無聊,會流失讀者。
所以他們在這裡提到關鍵的失策。
📌 Note:寫作語氣相對正式
這幾位記者,也許是受 Bloomberg 整體風格影響,還算正式。
從哪邊看的出來呢?
The virus's opening was an ill-fated decision...
輕鬆口語化的文章,絕對不會用 "ill-fated" (ill 就是生病/不好嘛,fate 就是命運,所以就是「之後的命運不好」的一個決定。這是一個很不錯的字就是了。
另一個例子,看這句:
Infected pilots introduced a more transmissible U.K. variant, whose spread was then accelerated through a network of “hostess bars” -- places both staff and patrons were reluctant to be associated with, making contact tracing more difficult.
哇噻,尤其 "reluctant to be associated with",好。。。委婉啊
怎麼樣寫的平易近人一點?
Infected pilots carried a more transmissible U.K. variant, which then spread quickly through a network of "hostess bars". This also made contact tracing harder — because staff and customers didn't want to admit that they worked at or visited these bars.
稍微長一點,但是用的字都比較直白簡單。
★★★★★★★★★★★★
📌 強調嚴重性
這個失策跟破口,有多嚴重的後果?
Taiwan reported 267 new infections Wednesday, bringing the total over the past few days to 1,291 -- a small number in global terms but an astonishing one in a place that, before May 1, had posted just 1,132 cases during the entire pandemic.
The surge from zero to quadruple digits signals that undetected spread has been occurring for months, and concern is now growing that Taiwan will go the way of other cautionary tales, from the outbreak last year in Australia’s Victoria state that took a brutal three-month lockdown to quell, to Thailand’s ongoing surge driven by prison clusters.
"The surge from zero to quadruple"
這邊,寫的非常好,因為雖然不是真正的 rhyme,還是聽起來很近,所以有節奏感。
"Go the way of other cautionary tales" 又是一個文筆很好的寫法,就是「變得跟那些拿來警惕大家的故事一樣」的意思。
但是記得,別在聊天的時候用這些啊,對方會覺得你很奇怪。
這邊他們把最壞的可能性帶進來:就是台灣可能變得跟那些 cautionary tales 一樣。
這邊也讓讀者緊張起來。
但因為他們寫 "concern is now growing...",又沒有說「誰的 concern」,所以應該要馬上帶具有可信度的 source 進來:
“If they have 300 diagnosed cases, they have 3,000 cases in the community -- they just don’t know it.” said Gregory Poland, a virologist and director of the Mayo Clinic’s Vaccine Research Group. “It’s going to require a hard lockdown, what’s called a circuit-breaker approach, and then getting the vaccine out as quickly as they can.”
這樣就比較有可信度了,也指出一個解決的可能性:lock down,然後疫苗。
但是...
★★★★★★★★★★★★
需要完整分析的同學請留言「看 Bloomberg學資深記者如何寫文章」。
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1. These trolls left comments that made me feel a bit angry. They're so annoying.
這些酸民的留言讓我覺得有點生氣。他們真的很令人討厭。
2. A: I want to get a tattoo as a birthday gift to myself.
B: Are you sure? If you regret it, it costs a lot of money to remove it!
A: 我想要去刺青當作給自己的生日禮物。
B: 你確定嗎?如果你後悔,要花很多錢才能移除。
3. You've been lying to everyone! If you don't trust anyone, no one will trust you either.
你一直對大家說謊。如果你不信任別人,同樣沒有人會信任你。

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1. This restaurant charges a 10% service fee, so we need to add that to the total.
這家餐廳收10%的服務費,所以我們需要把它加到總額裡上去。
A: What's your sign?
B: I'm a Sagittarius. I'm really outgoing.
A: 你是什麼星座?
B: 我是射手座。我個性很外向。
3. Sorry, I can't accept the terms of the agreement. We need another negotiation.
很抱歉,我無法接受這個合約的條款。我們還需要再一次的協商。

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最近在翻高中句型書,這兩個讓我不解,
(先不看有so as to那個)
我的疑問是,用that那個,中文意思也沒有差,為何要分開?
我能不能把他歸納成
so +adj./adv. + (so) that...呢
謝謝!
--
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