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【 如何自己有效編輯修訂英文寫作、email、學術報告呢? 】

無論是口說 (speaking) 還是寫作 (writing), 因為都是 productive skills, 其實每一個用字每一句話，都反應了自己最赤裸裸的能力和想法。

講/筆者是否思維縝密有邏輯，可以有條不紊的敘述事情、甚是說服人，還是頭腦裡空話一堆，容易離題，都很容易感覺得出來。

而在這兩個skills當中，寫作更是如此，因為它允許閱讀的人「一看再看」。不像口說時，我們聊天一聊即過。即便有些不清楚，口說中contextual / paralinguistic cues 也比較多（音調、表情、手勢)，很多時候是追求一個大方向的理解。

對於如何edit寫作很有心得的大師 William Strunk 就曾經說過 "Omit needless words." 三個字簡短有力。他說，每個字在那裡都要有他的角色，「如果有一個字他的存在跟不存在不造成什麼加分或改變，那就剔除它。」

而這個道理，在口說中就較難以實踐（甚至 "repetition" "redundancy" 可以說是口語的特色)。

今天要分享的是一個很實際可以運用的「觀念」，非記得檢查 "subject-verb agreement 主詞動詞一致性" "tense consistency 時態一致性" "parallel structure 平行結構" 等機械式的概念。

闡述今天這個觀念，我通常喜歡用一個公司的「人力資源運用」這個比喻。很多人都同意，一個公司的老闆或主管要懂得「將對的人放在對的地方，讓人做適合他做的事情。」所以，同樣的，「主詞一定要做對的動詞」or 「動詞一定要被對的主詞用」。

因為這件事情很重要，所以我要再說三遍:

「動詞一定要被對的主詞用」
「動詞一定要被對的主詞用」
「動詞一定要被對的主詞用」

一般人（包含 native speakers) 寫作最常出的錯，就是「找錯的人」來做自己要做的事。什麼意思？下面是實例給大家參考。

(Original) Books allow us to broaden our horizons.
(Improved) Reading books allows us to broaden our horizons.

書躺在那邊不會拓展你的視野，只有「看書」這件事情會拓展你的視野。所以主詞要用動名詞（帶有動作）「看書」而不是靜態名詞本身。

(Original) The department comes from a wide variety of backgrounds.

(Improved) Members of the department come from a wide variety of backgrounds.

只有members 一個個的個體會有不同的背景，一個部門本身不會有多樣的背景。

希望上面2個例子，有幫助大家瞭解到什麼叫做「讓對的人做對的事」。不過最終要能自己edit自己的寫作，需要注意的東西還有很多，以後再慢慢跟大家分享囉。

八十分哲學，讓你每天在晚上八點前下班

★做好心理建設

1. 調整看待壓力的心態：「我們生活在一個憂慮、變化、不確定接連發生的世界，你必須習慣壓力，」《主管智商》一書作者孟吉斯指出與壓力共處之必要。

研究發現，當人腦處於負面、緊張壓力時，容易產生「對抗或逃避」（fight or flight）的自然反應，使思考能力受限。而當你採取的是正向、關心的心態時，你的腦部反應會轉為「擴展與建構」（broaden and build），有助於拉開思考的廣度，找出更多可能性。

因此，哈佛心理學家艾克爾建議，緊張的時候，「試著把壓力看成挑戰，而非威脅，」這種心態的轉換，可以把壓力變成激勵─而非癱瘓─的力量。

2. 聚焦在你能控制的部份：許多人常為了自己無法改變的事情（例如高層人事變動）而愁眉苦臉，精神緊繃。艾克爾建議，自覺壓力大的人，可以做個練習：詳細列出所有的壓力來源，再逐一歸類成兩張清單，一張是你能夠控制的部份，另一張則是超出你所能控制的事。然後，把你的精力放在第一張清單上，別去管第二張了。

3. 放棄完美主義：別指望自己或別人一切完美，要求完美只會讓你感覺挫折不斷、怨天尤人。還不如訂下實際可行的目標，然後全力以赴。

「很多時候，事情做到八十分就可以出手了，有沒有剩下的那二十分，其實影響不大，」人力資源專家瑪杜森直言，這種八十分哲學，可以「讓你每天在晚上八點前下班。」

4. 主動求援，建立你的支持網路：陷入焦慮時，如果有人可以讓你傾訴心情和想法，多少可以幫你宣洩、減輕壓力。所以，包括家人、好友、同事、客戶、諮商專家與醫師在內，平時就要多跟他人建立支持性的關係，最好是跟那些不會為自己無法改變的事情整天抱怨的人交朋友。

★用對方法減壓

1. 挑重要的事做：設定目標和優先順序。把重心放在主要工作上，就是那些非要親自動手不可的事情。其他的事，就要適度授權，盡量交給別人處理，逼自己對那些想做而做不完的事，睜隻眼閉隻眼─至少目前如此。

2. 把壓力分段化：如果手上的難題或案子負荷量實在太大，可以像切香腸那樣，分段處理。例如，把面臨的情況拆成兩、三個可以處理的關鍵點，以化解情況的緊迫性。

3. 安排「放鬆時間」：因為你不是機器，所以需要適時宣洩和休息。依照你的自然節奏，在工作流程排入適度的放鬆時間（downtime），也許你適合早上把自己逼緊一點，下午就放鬆些。情況許可的話，每天空出一段時間，也許做些自己喜歡的事，散步、整理工作環境、聽音樂都好，也許什麼事也不做，哪怕只有五分鐘也好。

4. 做好時間管理：學習管理自己的時間，讓它發揮最大功效，是有效減輕焦慮、壓力的方法。幾個原則必須把握：

˙分辨重要和不重要的事

˙分辨很急和不急的事

˙仔細分析自己如何運用時間，找出缺點來改善

5. 放聲大笑吧：職場專家科林思的辦公桌上，隨時擺著一堆幽默小品，焦慮時，他就拿起一本來看，看到哈哈大笑為止。另一位職場顧問巴克則深信，運動能帶來精神上的好處，「我知道自己游過二十圈後，腦子比什麼都清晰。」

藉由運動、放鬆、大笑和任何讓你開心的事，維持均衡健康的生活，是釋放壓力、讓你保持最佳工作狀態的關鍵。要減壓，最簡單的方法，就從每天大笑幾分鐘開始吧。