輕鬆管理生活中的票據帳單
「媽媽,你有看到我的信用卡帳單嗎?」你是不是也有同樣的問題,常常找不到帳單、收據?以前我常跟同事打趣說,在辦公室我有專屬祕書,但在家裡,我卻是老公和兒子的專屬秘書,不但打理他們的三餐、肚皮,也要管理一家老小的帳單、收據。很多人問我,蕭老師你那麼忙,怎麼還有空打理票據、帳單這種枝微細末的事?
事實上,我不但親自打理全家大小票據,而且還是輕鬆愉快、樂在其中的!我的方法很簡單,就是:分門別類、順手整理,加上幾招實用的小撇步。
按發票號碼整理發票,對獎容易又正確
以發票的整理來說,我習慣依發票號碼000~399、400~699、700~999將發票整理成三落,用三個燕尾夾夾好,每天回到家就順手把當天的發票歸位、排好,2個月後再用橡皮筋把所有發票捆起來。例如6月結束後,就用橡皮筋把5~6月的發票捆起來,等7/25對獎,空出來的3個燕尾夾又可以開始收集下兩個月的發票。這樣的整理方式可以讓我很快、很有效率的對完獎,而且不容易對錯!在一次演講中我分享這個習慣與作法,很多人都覺得新奇、有趣。
有人問我,每天整理不是很浪費時間?其實,每天整理並沒有花我多少時間,這道理就如同順手把衣服掛好,不會比隨手放在床上或椅子花太多時間一樣。反倒是,很多人習慣把發票隨手放到抽屜,甚至揉成一團,東塞西放,等到要對獎時才到處收集、整理,我想這應該更花時間吧!
也有人打趣說,把發票按號碼排好,不是少了對獎的樂趣嗎?我想這應該是理性與感性的抉擇,怎麼選擇端看個人喜好。只是發票的整理你或許可以感性,但在每年報稅單據的整理上,應該很難有人可以感性的起來吧!
依列舉類別整理單據,輕鬆解決每年報稅問題
除了發票外,在其他帳單、票據的收納上,我也會分門別類、順手整理,尤其是要報稅的單據,因為選擇列舉扣除,所以這類收據的保存非常重要,我習慣用一個信封袋收集這些單據,每次拿到可以報稅的單據就放入這個信封袋,2~3個月或放不下時就順手整理。
先依可列舉的醫療、保險、捐贈、學費等項目分類,再分人、分單據大小貼在A4的紙上保存。到了報稅時節,大家忙著收集、整理單據時,我只需依整理好的各類單據加總數字,再利用自然人憑證申報、網路繳個款,這個困擾很多人的所得稅申報問題,我不用一小時就處理完了。
另外,平常拿到需要長期保存的單據,特別是要報稅的單據,只要是感應紙,我一定會順手影印一份,以免因感應紙退色而無法辨識。
依發卡機構整理簽帳單,易於核對與查詢
在信用卡簽單及信用卡繳費單方面,我會以容易查詢、核對來整理,例如如果有兩張信用卡,就依這兩張信用卡分別收存簽帳單,查詢簽帳記錄容易,收到發卡機構寄來的繳費單時,也可以很快完成核對。
或許有些人會覺得信用卡的帳單應該不會錯、還要核對嗎?事實上,我就曾發現信用卡帳單上出現沒刷過的帳款,主動查證後,確認是多入的帳款。也因此,水費、電費、瓦斯費這些費用,我會設定自動扣繳,但惟有信用卡費我不設定自動扣繳,而是在對完帳後,再透過網路預約轉帳,如此也不會有忘記繳費的問題。
依食衣住行記錄出差費用,方便記憶與報銷
最後,常困擾一些出差族的報銷問題,我的做法也是準備一個信封袋,按日期存放產生的費用單據,一得空就依食衣住行簡單記錄每天的流水帳,尤其是計程車資一定會記下起迄點,方便日後出差報告表的填寫,重要的是,進辦公室後一定盡快報銷,以免時日一久一些細小帳目還是忘了。
至於各類收據要保存多久?以對完獎的發票來說,我通常會在下次對獎時才把上期的發票丟掉,這樣做的好處是,如果有新購的用品壞了,要換貨或退貨時,還可以找到原來的發票;核對完的信用卡簽單,我也會保存1~2年,尤其是一些預購、年繳的刷單,我一定會保留到使用期限結束;還有信用卡繳費單,因為習慣透過信用卡扣款捐款,所以我至少會保留到報完稅。事實上,除了上面的各類單據的收存外,在我家,每個人都有一個專屬資料夾,用來保存一些重要證照與文件(如畢業證書、證件....)。
這些分門別類、順手整理各類單據及重要文件的方法與習慣,就像每天做一點家事,年底就不用花太多力氣刷洗陳年污垢一樣,不但讓我輕鬆打理好生活上的大小單據,更讓我從不花時間找東西,也從不會有我找不到的東西!希望對你也有幫助。
本文曾登載於Cheers雜誌
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