關於 公文正本副本差別 ，我們在網路上蒐集到這些相關的討論、資訊與評價

#453#～本日冷知識～
你知道嗎？【CC、BCC傻傻分不清楚】

根據統計， 每日一冷 有不少讀者都是大學生或者研究生； #聞史迭 雖然早已碩士畢業、離開學校已久，但是因為在學術界工作的關係，所以每天都要透過電子郵件處理許多研究上的事情，下午要處理和我們的研究夥伴的往來信件，而早上一到辦公室則是和國外的研究團隊聯絡的好時間。話說回來， #聞史迭 的研究所指導教授在講到與其他實驗室的往來信件的時候，常常會提醒我們「記得CC給我一份」。各位可能都知道CC就是電子郵件軟體上所寫的「副本抄送」，不過這到底和收件者有什麼差別呢？

話說古早尚未有電子郵件的時代，如果要寫一封信同時寄給多個收件者，就要在信紙下面墊一張碳紙，也就是我們俗稱的複寫紙；如果同時墊了好幾張，就可以同時寫給很多人。CC的意思其實就是 carbon copy，也就是由碳紙所產生的副本。但是在這個電子郵件的時代，收件者可以有多個，那為什麼還要有CC和BCC的欄位呢？

這邊其實就要講到信件的禮儀還有一些公文的規則了。副本，顧名思義有別於正本，是附帶寄出的；那麼什麼樣的人需要收到副本呢？那就得先講到誰要收到正本。正本指的是信件本體中開頭會直接提起或者問候的收件對象，也是實際上需要回信、針對信件內容做出回應或者採取動作的人；而相對地，「副本」則有知會、照會的意涵，也就是僅是需要知道信中所講的事情，但是不需要實際採取行動的人。

在一個組織裏面，附上適當的副本收件人是非常重要的，例如假如你要「行文」給別的單位的聯絡人，那麼可能你也同時需要CC給你的主管以及對方的主管；CC的收件者不負責實際執行任務，但是他們會需要知道你們聯絡的內容。另一個層面來說，在CC的欄位附上自己的主管，同時也代表了背書的意涵，代表你在信中所寫的事情或者所要求的內容，是經過你的主管所認可或者由他所要求的，這點在寫「上行」的電子郵件時尤其重要。

如果你是一個主管，那麼CC對你來說也有一定的用處，例如與對方敲定約會時，可以一併CC給自己的秘書；與對口單位敲定事項時，也可以同時CC給自己的下屬請他們參考。

無論是在電子郵件或者是在公文書中，所有的收件者和副本收件者都是公開的，這對於公文的傳送尤其重要，因為你必須要讓所有收到這封信的人知道誰也收到了這封信，才不會各行其是，或者花費多餘的資源在轉送信件給本來就已經收到的人。不過有的時候，隱藏收件者姓名也是非常重要的，例如老師寄信給學生，就不適合讓學生知道其他人的電子郵件信箱，此時就要使用BCC欄位，也就是Blind carbon copy。當然啦，職場上BCC可能也是防身利器，很多人會在與同事或者其他部門來往時，同時BCC給自己的主管或者更高層的主管，但是又不讓對方知道，如此可以留下自保的證據。原則上，讓越多人同時收到，就越難讓對方賴帳或者否認曾經有這樣的通訊內容。就如同新加坡電影「我在政府部門的日子」一開始所描述的，公部門的職員總是把信件CC來CC去，除了互批皮球，也拉別人下水。

那麼，到底誰是收件者、誰是收CC呢？原則上你在信件的第一行所講的對象，就是收件者；如果你的第一行問候了很多人，那他們都是收件者；如果你的第一行寫了 "Dear all, " ，那麼你的 "all" 所指涉到的對象都是同時的收件人；至於這封信要CC給誰，這就依每個地方的文化而異了。最常見的情境，就是寫信給別人要東西，同時也CC給自己和對方的主管，告訴他「老闆也知道這件事情，你最好不要拖拖拉拉的，揪咪」。

#聞史迭