【PM一定要學會的技能！接到專案時該先做什麼：管理 #PDCA筆記】
當老闆分配給你１個專案，可能是個新產品的宣傳企劃，或是給客戶的提案計畫，這時候，你該先做什麼呢？
試試看「#PDCA」計劃吧，PDCA指的是Plan（計畫）→Do（執行）→……
#W編：實用文
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pdca管理循環 在 一個分析師的閱讀時間 Facebook 的最讚貼文
這周唐鳳受訪的時候談到自己採取「番茄工作法」，一時之間大家突然都在討論番茄工作法，我們就來針對番茄工作法做些比較深度的討論。
番茄工作法是1987年由法蘭西斯科西里洛發明出來的時間管理技術，所以這不是什麼新玩意兒。番茄工作法簡單說來就是：以30分鐘為一單位番茄鐘，25分鐘工作、5分鐘休息，四單位番茄鐘之後休息半小時。許多人光看這段描述就會覺得：哇喔這麼簡單，那我也可以做到啊！這有什麼了不起的？
然而，番茄工作法的精髓在於，你必須先預定好今天你要做幾單位番茄鐘的工作、每一個單位要做什麼、實際操作時候你用了幾個番茄鐘的時間、每個番茄鐘的效率要如何提升。與其說這是一個時間分配法，更應該說這是一個完全符合PDCA管理循環的自我管理法。
第一，你要先設定(Plan)今天你要做什麼，這其實就是設定明確目標。同時，由於每個番茄鐘的時間只有半小時，所以強迫你必須把細部目標也切得很清楚，不能只是用一個大目標含糊帶過，有助於建立階段性的小勝利(small win)，不但能提升專注力，也能提升效率。
第二，切確執行(Do)設定好的計畫。由於每一個目標都不大，萬一無法完成，那就直接進行下一個番茄鐘計畫即可。人是一種無法完成計畫就很容易引發連鎖效應，最後什麼都完成不了的生物，因此可以透過這種設計建立自己「逝者已逝，別太在意」的心理素質。
第三，每天檢核(Check)自己番茄鐘，從執行狀況自我理解效率以及執行力，並加以優化。面對自我其實是最困難的事情，但這也是番茄工作法的另一大重點。如果沒有檢核，那麼花這麼多時間做規劃、記錄，其實就沒有太大意義。這跟管理報表很像，做管理報表很花時間，但如果有好好使用這些管理報表並用來調整之後的管理細節、重新設定目標，那就值得做；反之，如果只是累積一堆自己根本不知道用來幹嘛的數據，那不如不要花這個時間做報表。
第四，再行動(Act)。其實就是調整完畢之後繼續執行。
我認為番茄工作法最困難的點在於，在辦公室很難使用。因為辦公室裡面太多突發情況，但番茄工作法其實需要盡量降低各種干擾，不然要確實做到25/5這個法則真的很不容易，可能一通關鍵電話打來，整個節奏就得重新調整了。
我自己在準備考大學的時候，就是採取類似的方式，但我是以一小時為一個單位，50分鐘念書搭配10分鐘休息，每天會花很多時間檢視自己的進度跟節奏。像念書考試這種自己跟自己奮戰的情境，其實極端適合使用番茄工作法。
雖然書中也有談到雙人、多人、團隊的番茄工作法應用，但我認為這能適用的團隊類型不多，例如研發團隊可能還OK，但是業務團隊可能就沒辦法了。使用在團隊的另一個困難點在於，除非有超過一半的成員本身就非常擅長使用個人番茄工作法，否則這個工作法非常可能因為有人跟不上腳步就整個緩慢下來。
整體而言，番茄工作法可以用來訓練個人目標設定、確實執行、自我覺察、自我修正、提升精神素質，我認為值得花時間去嘗試跟執行。但我個人認為，25分鐘/5分鐘的設計絕對不是這套系統中最重要的事情，根據自己專注力跟心理素質，提升到50分鐘/10分鐘也絕對沒問題。真正重要的是PDCA循環。
#番茄工作法 #唐鳳
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